Eine Schule einrichten und verwalten

Eine Schule ist in Dualline ein gemeinsamer Arbeitsbereich. Wer sie einrichtet, wird ihr Inhaber und lädt danach weitere Personen ein – jede Person meldet sich weiterhin mit ihrem eigenen Konto an. Die Schule teilt Vorlagen, Klassen, Briefköpfe und ein gemeinsames Übersetzungskontingent; Briefe bleiben privat.

Eine Schule einrichten

1. Starten – Wählen Sie in Mein Bereich unten in der Navigation den aktuellen Arbeitsbereich und dann Schule einrichten. Direkt nach der Registrierung geht das auch über Schule auf der Seite „Willkommen bei Dualline“.
2. Namen eingeben – Tragen Sie unter Name der Schule den Namen ein.
3. Einrichten – Klicken Sie auf Schule einrichten.

Sie sind jetzt Inhaber der Schule. Die Schule ist Ihr aktiver Arbeitsbereich, und die Seite Mitglieder öffnet sich, damit Sie weitere Personen einladen können. Siehe Mitglieder und Einladungen.

Hinweis: Mit einem Konto lassen sich höchstens drei Schulen selbst anlegen. Für eine weitere Schule nutzen Sie Für Einrichtungen anfragen. Schulen, die das Dualline-Team einrichtet, zählen dabei nicht mit.

Hat das Dualline-Team die Schule für Sie eingerichtet, erhalten Sie eine Einladung, die Schule als Inhaber zu übernehmen.

Die Seite „Schule“

Inhaber und Administratoren öffnen sie über Einstellungen → Schule → Schule verwalten. Die übrigen Mitglieder können sie über Einstellungen des Arbeitsbereichs → Schule verwalten lesen, aber nicht ändern.

Gut zu wissen: Stammdaten und Briefköpfe gelten für neue Briefe. Bereits geschriebene Briefe behalten die Angaben, mit denen sie verfasst wurden.

Stammdaten der Schule

Unter Stammdaten tragen Sie ein:

• Name der Schule (Pflichtfeld),
• Straße und Hausnummer, PLZ, Ort, Telefon, E-Mail und Website,
• Kennzeichen der Schule – optional, zum Beispiel eine interne Schulnummer,
• Standard-Absenderbezeichnung – optional, zum Beispiel „Sekretariat“.

Klicken Sie auf Stammdaten speichern.

Diese Stammdaten der Schule sind etwas anderes als die Stammdaten unter Konto: Dort hinterlegen Sie Ihre persönlichen Rechnungsdaten.

Briefköpfe

Ein Briefkopf erscheint oben auf jedem offiziellen Brief der Schule. Sie erreichen ihn auch direkt über Einstellungen → Schule → Briefköpfe.

Einen Briefkopf anlegen

1. Klicken Sie auf Briefkopf anlegen.
2. Geben Sie unter Bezeichnung einen Namen ein. Er dient nur der Auswahl im Editor und erscheint nicht im Brief.
3. Mit Adresse und Kontakt aus den Stammdaten übernehmen füllt Dualline Anschrift und Kontakt aus den Stammdaten. Oder Sie tragen Name im Briefkopf, Adresse, Kontakt, eine Zusatzzeile und eine Fußzeile selbst ein.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Der erste Briefkopf wird automatisch zum Standard für neue Briefe.

Logo

Mit Logo hochladen fügen Sie einem Briefkopf ein Logo hinzu – als PNG, JPEG oder WEBP, höchstens 2 MB. Animierte Bilder werden nicht angenommen. Logo ersetzen tauscht es aus, Logo entfernen löscht es.

Briefköpfe verwalten

Jeder Briefkopf hat:

• Bearbeiten – Angaben ändern,
• Als Standard – wird beim nächsten neuen offiziellen Brief vorausgewählt,
• Deaktivieren / Aktivieren – ein deaktivierter Briefkopf lässt sich für neue Briefe nicht mehr auswählen,
• Entfernen – nicht für den Standard-Briefkopf.

Deaktivieren und Entfernen fragen vorher nach und verändern bereits geschriebene Briefe nie.

Wie Lehrkräfte einen Briefkopf im Brief auswählen, steht unter Den offiziellen Brief ausfüllen.

Name des Arbeitsbereichs

Den Namen des Arbeitsbereichs ändern Inhaber und Administratoren unter Einstellungen des Arbeitsbereichs mit Name ändern. Den Namen, der in Briefen und Briefköpfen erscheint, pflegen Sie in den Stammdaten und Briefköpfen.