Datenschutz in Dualline

Dualline ist für Elternbriefe von Schulen gemacht. Dieser Artikel beschreibt, wer Ihre Briefe sehen kann, was beim Übersetzen geschieht und wie Sie selbst mit Daten sorgsam umgehen. Die rechtlich verbindlichen Angaben stehen in der Datenschutzerklärung, die Sie über Datenschutz in der Fußzeile jeder Dualline-Seite öffnen.

Wer Ihre Briefe sieht

• Ihre Briefe sieht nur, wer sie geschrieben hat – auch in einer Schule. Andere Lehrkräfte, die Inhaber und Administratoren Ihrer Schule und die Administratoren der Plattform sehen Ihre Briefe nicht.
• Ordner und Favoriten sind nur für Sie sichtbar.
• Das Ausgabe-Archiv mit Ihren gedruckten und als PDF erstellten Briefen sehen nur Sie.
• Was eine Schule teilt, sind ihre Vorlagen, ihre Klassen mit den zugeordneten Lehrkräften, ihre Briefköpfe und Stammdaten sowie das Übersetzungskontingent – nicht Ihre Briefe.

Schulen sind in getrennten Arbeitsbereichen voneinander getrennt. Jeder Zugriff wird bei jeder Anfrage gegen Ihre Mitgliedschaft geprüft.

Was beim Übersetzen gesendet wird

Die Übersetzungen erstellt ein maschineller Übersetzungsdienst.

• Zur Übersetzung werden nur die zu übersetzenden Sätze übermittelt – keine Empfänger-, Absender- oder Klassenangaben.
• Text, den Sie mit Nicht übersetzen markiert haben, und Angaben in eckigen Klammern wie „[Name]“ werden nicht gesendet.
• Die Sätze selbst können Namen oder andere persönliche Angaben enthalten, wenn Sie sie hineinschreiben.

Tipp: Schreiben Sie in den Brieftext nur, was die Eltern wirklich lesen müssen. Einen Namen, der nicht übersetzt werden soll, markieren Sie mit Nicht übersetzen. Wie das geht, steht unter Text vor der Übersetzung schützen.

Namen vor der Übersetzung ersetzen

Je nach Einrichtung Ihrer Dualline-Installation kann Dualline erkannte Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern vor der Übersetzung durch neutrale Kennzeichnungen ersetzen. Ob das geschieht, legt der Betreiber fest – im Editor gibt es dafür keine Einstellung.

• In der Regel setzt Dualline die ursprünglichen Angaben danach wieder in die Übersetzung ein. Sie sehen dann keinen Unterschied.
• Auf manchen Installationen bleiben die Kennzeichnungen in der Übersetzung stehen, etwa „PERSON_001“, „EMAIL_001“ oder „PHONE_001“. Sie werden dann auch so gedruckt und archiviert.
• Der deutsche Text wird nie verändert.
• Die Erkennung ist nicht vollständig: Ein Name, den Dualline nicht erkennt, wird wie geschrieben übersetzt. Der Brief wird dadurch nicht anonym.

Kann eine Übersetzung dabei nicht sicher verarbeitet werden, zeigt Dualline statt der Übersetzung „Die Übersetzung konnte nicht sicher verarbeitet werden.“ Was Sie dann tun können, steht unter Wenn etwas nicht klappt.

Maschinelle Übersetzung ist gekennzeichnet

Jeder übersetzte Brief trägt automatisch den Hinweis „Die Übersetzung wurde maschinell erstellt. Maßgeblich ist die deutsche Originalfassung.“ Ihre Übersetzungen werden nicht von Menschen geprüft. Verbindlich ist immer Ihr deutscher Text.

Klassensätze ohne Schülernamen

Für Klassensätze speichert Dualline nur, wie viele Exemplare je Sprache eine Klasse braucht – keine Namen von Schülerinnen und Schülern und keine Sprachangaben zu einzelnen Kindern. Bedenken Sie trotzdem: Bei sehr kleinen Zahlen kann eine Sprachangabe auf eine bestimmte Familie hindeuten.

Daten auf diesem Gerät

Einen neuen Brief, den Sie noch nicht gespeichert haben, und noch nicht gespeicherte Änderungen hält Dualline in Ihrem Browser auf diesem Gerät bereit. Beim Abmelden werden diese Kopien vom Gerät entfernt.

Wichtig: Melden Sie sich auf einem gemeinsam genutzten Gerät, etwa im Lehrerzimmer oder in einer Bibliothek, nach der Arbeit immer ab.

Ohne Konto bleibt Ihr Brief nur in diesem Browser. Wie Sie lokale Entwürfe gezielt löschen, steht unter Konto & Sicherheit.

Löschen

Briefe und Einträge im Ausgabe-Archiv können Sie selbst endgültig löschen: zuerst in den Papierkorb, dann mit Endgültig löschen. Ein endgültig gelöschter Brief verschwindet mit allen seinen Versionen. Bedenken Sie dabei:

• Das Ausgabe-Archiv ist getrennt. Gedruckte oder als PDF erstellte Fassungen eines Briefes bleiben im Ausgabe-Archiv, auch wenn Sie den Brief selbst löschen. Löschen Sie diese Einträge dort ebenfalls, wenn Sie sie nicht mehr brauchen.
• Übersetzungen werden kurz zwischengespeichert. Damit derselbe Satz nicht noch einmal übersetzt werden muss, bewahrt Dualline übersetzte Sätze bis zu 30 Tage in einem Zwischenspeicher auf. Danach werden sie dort entfernt.
• Datensicherungen des Betreibers bestehen unabhängig davon noch bis zu ihrem Ablauf.

Was Sie selbst tun können

• Schreiben Sie keine unnötigen persönlichen Angaben in einen Brief, eine Vorlage oder eine Support-Anfrage.
• Ersetzen Sie in Vorlagen Namen und Einzelfallangaben durch Angaben in eckigen Klammern, zum Beispiel „[Name]“.
• Melden Sie sich auf gemeinsam genutzten Geräten ab.
• Nutzen Sie für Ihr Konto die Zwei-Faktor-Authentifizierung oder einen Passkey.