Das Ausgabe-Archiv

Das Ausgabe-Archiv hält fest, was Ihren Bildschirm verlassen hat: jede gedruckte und jede als PDF erstellte Fassung eines gespeicherten Briefes – genau so, wie sie ausgegeben wurde. Spätere Änderungen am Brief verändern diese Fassungen nicht.

Sie öffnen es über Mein Bereich → Ausgabe-Archiv. Ihre Ausgaben sehen nur Sie.

Nicht verwechseln: Das Ausgabe-Archiv ist kein Speicherort für Entwürfe. Ihre gespeicherten Briefe liegen in der Ablage. Archiviert in der Ablage bedeutet nur „beiseitegelegt“ – das ist etwas anderes.

Was ins Archiv kommt

Dualline legt automatisch einen Eintrag an, wenn Sie einen gespeicherten Brief ausgeben:

Nicht ins Archiv kommen:

• das bloße Öffnen der Druckvorschau,
• Briefe, die nur auf diesem Gerät liegen und noch nie gespeichert wurden,
• Ausgaben ohne Konto.

„Druck gestartet“ bedeutet, dass der Druckdialog geöffnet wurde. Ob der Drucker die Seiten ausgegeben hat, kann Dualline nicht wissen. Geben Sie genau denselben Inhalt noch einmal aus, zählt Dualline beim selben Eintrag weiter („3 Ausgaben“). Ein geänderter Inhalt ergibt einen neuen Eintrag.

Der Eintrag gehört zum Arbeitsbereich des Briefes. Sie sehen im Archiv die Einträge des Arbeitsbereichs, in dem Sie gerade arbeiten.

Ausgaben finden

• Mit Aktiv und Papierkorb wechseln Sie zwischen den Einträgen und dem Papierkorb des Archivs.
• Das Suchfeld „Betreff, Text, Empfänger, Klasse …“ durchsucht die ausgegebenen Briefe.
• Filter grenzen nach Art der Ausgabe (Druck, PDF, Klassensatz), nach Briefart, Sprache und Klasse ein. Der Sprachfilter findet Ausgaben in Eine Sprache; einen Klassensatz finden Sie über Klassensatz oder die Klasse.

Die Liste zeigt je Eintrag Ausgegebener Brief, Ausgabe und Zuletzt ausgegeben.

Eine Ausgabe ansehen

Ansehen öffnet die Ausgegebene Fassung: eine unveränderliche Kopie des Briefes, so wie er ausgegeben wurde. Dazu sehen Sie:

• wann und wie oft er ausgegeben wurde, Briefart und Ausgabemodus („Nur Deutsch“, „Eine Sprache · …“ oder „Klassensatz“),
• Empfänger, verwendete Vorlage und den Brief, aus dem die Ausgabe stammt,
• bei einem Klassensatz die Klasse und die gedruckte Verteilung,
• bei PDF-Ausgaben PDF herunterladen.

Festgehalten sind Text, Übersetzungen, der Briefkopf mit Logo, die Klasse und ihre Verteilung. Spätere Änderungen am Brief, an der Klasse oder am Briefkopf verändern die archivierte Fassung nicht.

Eine Ausgabe wiederverwenden

Als neuen Brief öffnen – in der Liste über das Menü des Eintrags oder auf der Detailseite – öffnet die archivierte Fassung als neuen, noch nicht gespeicherten Brief im Editor. Die Übersetzungen kommen mit; es wird kein Kontingent verbraucht. In Ihrer Ablage entsteht erst etwas, wenn Sie speichern. Siehe auch Einen Brief als neuen Brief verwenden.

Einträge löschen

1. In den Papierkorb – Wählen Sie im Menü des Eintrags Löschen. Der Eintrag kommt in den Papierkorb des Archivs und bleibt dort, bis Sie ihn endgültig löschen.
2. Wiederherstellen – Im Papierkorb holt Wiederherstellen den Eintrag zurück.
3. Endgültig löschen – Endgültig löschen entfernt den Eintrag mit seinen PDF-Dateien. Das lässt sich nicht rückgängig machen.

Löschen Sie den ursprünglichen Brief, bleiben seine Einträge im Ausgabe-Archiv erhalten. Dualline löscht keine Archiveinträge von selbst.