Eine Word-Datei als Brief übernehmen

Haben Sie einen Elternbrief schon in Word geschrieben, laden Sie die Datei einfach hoch. Dualline übernimmt den Text als neuen, bearbeitbaren Brief. Danach wählen Sie eine Sprache, ergänzen und drucken ihn wie jeden anderen Brief.

Dafür brauchen Sie ein Dualline-Konto mit bestätigter E-Mail-Adresse.

So übernehmen Sie eine Word-Datei

1. Favoriten öffnen – Öffnen Sie Mein Bereich → Favoriten.
2. Datei wählen – Klicken Sie oben auf Datei hochladen und wählen Sie eine Word-Datei im Format .docx.
3. Kurz warten – Während Dualline die Datei liest, steht auf dem Knopf Wird übernommen ….
4. Weiterschreiben – Der neue Brief öffnet sich im Editor. Er ist bereits in Ihrer Ablage gespeichert – im aktuellen Arbeitsbereich und in keinem Ordner.
5. Sprache wählen und prüfen – Wählen Sie im Bereich Für wen ist der Brief? die Ausgabe und die Sprache. Sehen Sie den Text durch, bevor Sie ihn ausgeben.

Was der neue Brief enthält

• Titel: der Dateiname ohne Endung, zum Beispiel „Elternabend Klasse 8c“.
• Briefart: eine Kurznachricht mit dem heutigen Datum. Wenn Sie einen offiziellen Brief brauchen, stellen Sie im Bereich Für wen ist der Brief? auf Offizieller Brief um.
• Sprache: noch keine. Beim Hochladen wird nichts übersetzt und kein Kontingent verbraucht. Übersetzt wird erst, wenn Sie eine Sprache wählen.
• Betreff, Anrede, Grußformel, Empfänger, Absender und Briefkopf sind leer. Ergänzen Sie, was Sie brauchen.

Die Word-Datei selbst bewahrt Dualline nicht auf. Sie bearbeiten nur den übernommenen Brief.

Was übernommen wird

• Absätze, jeweils in einzelne Sätze geteilt,
• Zeilenumbrüche innerhalb eines Absatzes,
• Aufzählungen und nummerierte Listen (ohne Einrückungsebenen),
• eine Leerzeile als größerer Abstand, zwei oder mehr als 2 Leerzeilen,
• Text aus Textfeldern,
• Tabellen: Eine Zeile mit kurzen Zellen wird zu einer Textzeile, die Zellen getrennt durch „|“; andere Tabellenzeilen werden zu Absätzen.

Was nicht übernommen wird

• Formatierungen wie Fett, Schriftart oder Farbe; Überschriften werden zu normalen Absätzen,
• Bilder, Diagramme und Formen,
• Kopf- und Fußzeilen, Fußnoten und Kommentare,
• ausgeblendeter Text und Sonderzeichen aus Symbolschriften.

Tipp: Eine Unterschriftszeile, ein Ausfüllfeld oder eine Grußformel fügen Sie danach mit Baustein einfügen hinzu. Siehe Bausteine, Ausfüllfelder und Unterschriften.

Welche Dateien gehen

• Format: nur Word-Dateien im Format .docx. Ältere .doc-Dateien und Dateien mit Makros (.docm) speichern Sie in Word zuerst als .docx.
• Kein Kennwortschutz: Heben Sie einen Kennwortschutz vorher auf.
• Dateigröße: bis 10 MB, sofern Ihre Installation nichts anderes angibt. Die aktuelle Grenze steht auf der Seite Favoriten unter Eigene Dateien, solange dort noch keine Datei liegt.
• Umfang: so viel Text, wie ein Brief in Dualline aufnehmen kann – höchstens 500 Zeilen und 50.000 Zeichen. Teilen Sie längere Dokumente auf.

Lehnt Dualline eine Datei ab, nennt die Meldung den Grund. Was Sie dann tun können, steht unter Eine Word-Datei wird nicht übernommen.

Ihre übernommenen Briefe wiederfinden

Auf der Seite Favoriten listet der Abschnitt Eigene Dateien die Briefe, die Sie aus Word-Dateien übernommen haben – die neuesten zuerst. Ein Klick öffnet den Brief. Über das Menü der Zeile können Sie ihn umbenennen (Umbenennen …) oder in den Papierkorb legen (In den Papierkorb). Alle übernommenen Briefe stehen außerdem ganz normal in Ihrer Ablage.

Haben Sie früher schon Dateien hochgeladen, bevor Dualline Word-Dateien als Briefe übernommen hat, stehen sie unter Früher hochgeladene Dateien. Diese Dateien können Sie nur noch herunterladen (Herunterladen) oder löschen (Löschen).

Ihre eigenen Dateien sehen nur Sie.

Gleiche Datei, zweiter Brief: Laden Sie dieselbe Datei noch einmal hoch, entsteht ein zweiter Brief. Der erste bleibt unverändert.