Den offiziellen Brief ausfüllen

Ein offizieller Brief trägt die Anschrift der Familie, Ihren Absender und – in einer Schule – den Briefkopf der Schule. Diese Angaben werden nicht übersetzt: Sie stehen auf jedem Exemplar so, wie Sie sie eingeben.

Stellen Sie die Briefart im Bereich Für wen ist der Brief? auf Offizieller Brief. Die zusätzlichen Felder erscheinen dann oben auf dem Briefblatt.

Empfänger

Tragen Sie die Anschrift in die Felder ein: den Namen (zum Beispiel „Familie Schmidt“), Straße und Hausnummer, Adresszusatz (optional), PLZ und Ort.

Mit Konto schlägt Dualline beim Tippen Empfänger aus Ihren früher gespeicherten offiziellen Briefen vor – nur aus dem Arbeitsbereich, in dem Sie gerade arbeiten. Ein eigenes Adressbuch gibt es nicht.

Hinweis: Passt die Anschrift nicht in das Anschriftenfeld eines Fensterumschlags, zeigt Dualline „Die Empfängeradresse ist zu lang für das Anschriftenfeld (Sichtfenster).“ Kürzen Sie dann die Zeilen oder verringern Sie ihre Anzahl.

Absender

Der Absender steht oben im Brief. Er besteht aus:

• Rolle – Keine Angabe, Lehrkraft, Fachlehrkraft, Klassenlehrkraft, Sekretariat, Schulleitung oder Andere Funktion …. Bei Andere Funktion … tragen Sie Ihre Funktion selbst in das Feld Funktion ein.
• Schulname, Straße und Hausnummer, PLZ und Ort.
• optional: Name (optional), Funktion (optional), Ansprechpartner (optional), Telefon (optional) und E-Mail (optional).

Absender wiederverwenden

Mit Konto können Sie einen vollständigen Absender als Favoriten speichern:

1. Füllen Sie mindestens Rolle, Schulname, Straße, PLZ und Ort aus.
2. Klicken Sie auf Absender als Favorit speichern.
3. In einem späteren Brief wählen Sie ihn über Gespeicherte Absender öffnen wieder aus.

Ohne Konto merkt sich Dualline den Absender nur in diesem Browser: „Dieser Absender ist nur in diesem Browser gespeichert.“ Mit Auf diesem Gerät vergessen entfernen Sie ihn wieder; der Absender des geöffneten Briefes bleibt dabei unverändert.

Briefkopf

In einer Schule, die Briefköpfe hinterlegt hat, beginnt ein neuer offizieller Brief mit dem Standard-Briefkopf der Schule. Über Briefkopf auswählen an der Überschrift des Absenders wählen Sie einen anderen Briefkopf der Schule oder Kein Briefkopf.

• Briefköpfe legen Inhaber und Administratoren der Schule an. Wie das geht, steht unter Eine Schule einrichten und verwalten.
• Hat Ihre Schule noch keinen Briefkopf, zeigt Dualline neben dem Brief den Hinweis „Kein Briefkopf hinterlegt. Ein Inhaber oder Administrator der Schule kann ihn unter „Schule verwalten“ konfigurieren.“ Dieser Hinweis wird nicht gedruckt.
• Im persönlichen Arbeitsbereich und ohne Konto hat ein offizieller Brief keinen Briefkopf.

Gut zu wissen: Der Briefkopf wird mit dem Brief gespeichert. Ändert die Schule ihren Briefkopf später, bleiben bereits geschriebene Briefe unverändert.

Grußformel und Unterschrift

Die Grußformel fügen Sie wie in jeder Briefart über Baustein einfügen hinzu. Dort tragen Sie auch Name und Funktion (optional) der unterzeichnenden Person ein. Die Grußformel selbst wird übersetzt, Name und Funktion nicht. Siehe Bausteine, Ausfüllfelder und Unterschriften.

Was gedruckt wird

Ein offizieller Brief enthält beim Drucken und in der PDF-Datei den Briefkopf, die Anschrift, den Absenderblock und das Datum – darunter den Brieftext mit seiner Übersetzung. Bei einem Klassensatz erhält jedes Exemplar dieselben Angaben.