Ablage, Ordner und Favoriten

In der Ablage liegen alle Briefe, die Sie gespeichert haben – aus allen Ihren Arbeitsbereichen. Hier finden Sie sie wieder, ordnen sie in Ordnern, markieren wichtige mit dem Stern und räumen auf.

Sie öffnen die Ablage über Mein Bereich → Ablage. Mein Bereich steht Ihnen zur Verfügung, sobald Sie mit einem Konto angemeldet sind und Ihre E-Mail-Adresse bestätigt haben.

Nur für Sie: Ihre Briefe, Ordner und Favoriten sieht nur, wer sie angelegt hat – auch in einer Schule. Andere Lehrkräfte, Inhaber und Administratoren sehen sie nicht.

Die Ablage im Überblick

Die Seite Ihre Ablage. zeigt von oben nach unten:

• Neu – mit Neuer Brief und Neuer Ordner.
• Die Ansichten Aktiv, Archiviert, Papierkorb und Alle.
• Hier haben Sie aufgehört – in der Ansicht Aktiv der Brief, an dem Sie zuletzt gearbeitet haben, mit Weiterschreiben. Hält dieses Gerät einen neuen Brief bereit, der noch nicht gespeichert ist, steht er hier mit dem Hinweis Nur auf diesem Gerät.
• Ordner – die Ordner auf der obersten Ebene.
• Die Liste Ihrer Briefe mit Suche und Filtern.

Briefe suchen und filtern

• Das Suchfeld Nach Titel suchen … durchsucht die Titel Ihrer Briefe – nicht den Betreff, nicht den Brieftext und nicht die Ordnernamen.
• Unter Bereich wählen Sie Alle, Persönlich oder eine Ihrer Schulen.
• Mit dem Umschalter Alle / Favoriten zeigen Sie nur die mit dem Stern markierten Briefe.

Die Liste zeigt je Brief Brief / Thema (Titel, Briefart und Ausgabe, zum Beispiel „Offizieller Brief · Deutsch + Arabisch“ oder „Klassensatz 6a“), Bereich (Arbeitsbereich und Ordner) und Bearbeitet. Ein Klick auf die Zeile öffnet den Brief. Die Liste zeigt 25 Briefe je Seite; Sie können auf 50 oder 100 umstellen.

Was Sie mit einem Brief tun können

Das Menü am Ende jeder Zeile bietet:

Mit dem Stern vor dem Titel markieren Sie einen Brief als Favoriten (Zu Favoriten hinzufügen) oder nehmen die Markierung zurück. Ein Stern verändert den Brief nicht.

Nicht verwechseln: Archiviert ist ein Zustand eines gespeicherten Briefes – beiseitegelegt, aber jederzeit zu öffnen und zu bearbeiten. Das Ausgabe-Archiv ist etwas anderes: Dort hält Dualline fest, welche Fassung Sie gedruckt oder als PDF erstellt haben. Mehr dazu unter Das Ausgabe-Archiv.

Ordner

Ordner helfen Ihnen, Briefe nach Themen zu ordnen. Ordner können weitere Ordner enthalten, bis zu zehn Ebenen tief.

Einen Ordner anlegen

1. Ordner anlegen – Wählen Sie Neu → Neuer Ordner oder klicken Sie auf Neuer Ordner neben der Überschrift Ordner. In einem geöffneten Ordner entsteht der neue Ordner darin.
2. Namen eingeben – Geben Sie unter Ordnername einen Namen mit höchstens 60 Zeichen ein.
3. Bestätigen – Klicken Sie auf Ordner anlegen. Der neue Ordner öffnet sich.

Zwei Ordner an derselben Stelle können nicht gleich heißen, auch nicht mit anderer Groß- und Kleinschreibung: „Diesen Ordner gibt es bereits.“ In verschiedenen Ordnern darf derselbe Name vorkommen.

In einem Ordner arbeiten

Ein Klick auf eine Ordnerkarte öffnet den Ordner. Oben steht sein Pfad, zum Beispiel „Ablage › Klasse 7 › Elterninformationen“; jeder Teil davon ist ein Link. Die Karte zählt die aktiven Briefe im Ordner und in allen Unterordnern.

Im geöffneten Ordner finden Sie Umbenennen, Verschieben … und Ordner löschen. Ein Brief, den Sie hier mit Neu → Neuer Brief beginnen, wird beim Speichern in diesem Ordner abgelegt.

Einen Ordner verschieben

Verschieben … öffnet Ordner verschieben. Wählen Sie Ablage (oberste Ebene) oder einen anderen Ordner. Unterordner und Briefe darin kommen mit; die Briefe selbst ändern sich nicht. Gibt es am Ziel schon einen Ordner mit diesem Namen, lehnt Dualline das ab.

Einen Ordner löschen

Beim Löschen eines Ordners wird nie ein Brief gelöscht: Die Briefe darin kommen zurück in die Ablage. Enthält ein Ordner Unterordner, verschieben oder löschen Sie diese zuerst – Dualline zeigt dann „Ordner enthält Unterordner“ und löscht nichts.

Einen Brief in einen Ordner legen

1. Wählen Sie im Menü des Briefes In Ordner verschieben … – oder im Editor im Bereich Für wen ist der Brief? den Eintrag Ablage ändern.
2. Wählen Sie einen Ordner aus der Liste oder In keinem Ordner.
3. Wollen Sie einen neuen Ordner, geben Sie unter Neuer Ordner einen Namen ein und klicken auf Anlegen und verschieben. Dieser Ordner entsteht auf der obersten Ebene.

Ablegen verändert weder den Brief noch seine Versionen.

Favoriten

Unter Mein Bereich → Favoriten finden Sie alles, was Sie mit dem Stern markiert haben:

• Briefe – Ihre markierten aktiven Briefe, die zuletzt markierten zuerst, höchstens 24. Bei mehr Favoriten führt Alle Favoriten in der Ablage weiter. Ein markierter Brief, den Sie archiviert haben, steht in der Ablage unter Archiviert mit Favoriten.
• Vorlagen – Ihre markierten Vorlagen, die im aktuellen Arbeitsbereich verfügbar sind, jeweils mit Verwenden.
• Eigene Dateien – Briefe, die Sie aus Word-Dateien übernommen haben. Das beschreibt Eine Word-Datei als Brief übernehmen.

Briefe markieren Sie in der Ablage, Vorlagen in der Vorlagenauswahl, auf der Seite Vorlagen oder unter Schulintern.

Papierkorb

Ein Brief im Papierkorb ist nicht verloren:

• Wiederherstellen – In der Ansicht Papierkorb holt Wiederherstellen den Brief zurück zu den aktiven Briefen.
• Ansehen – Ein Brief im Papierkorb lässt sich öffnen, aber nicht bearbeiten. Dualline bietet dann Wiederherstellen, Endgültig löschen und Zur Ablage.
• Endgültig löschen – Endgültig löschen entfernt den Brief mit allen gespeicherten Versionen. Das lässt sich nicht rückgängig machen. Seine Einträge im Ausgabe-Archiv bleiben davon unberührt.

Dualline leert den Papierkorb nicht von selbst. Ein Brief im Papierkorb kann nicht in einen Ordner gelegt und nicht mit dem Stern markiert werden.