Vorlagen erstellen und bearbeiten

Briefe, die Sie immer wieder schreiben, speichern Sie als Vorlage. Eigene Vorlagen sehen nur Sie. Als Inhaber oder Administrator einer Schule stellen Sie Vorlagen außerdem allen Lehrkräften der Schule bereit.

Dafür brauchen Sie ein Konto mit bestätigter E-Mail-Adresse.

Vorlagen verwalten

Sie öffnen die Übersicht über Mein Bereich → Vorlagen → Vorlagen verwalten. Dort sehen Sie nur, was Sie ändern dürfen:

• Meine Vorlagen – Ihre eigenen Vorlagen,
• Vorlagen der Schule · … – nur für Inhaber und Administratoren der Schule, in der Sie gerade arbeiten.

Oben können Sie mit Vorlagen durchsuchen, Bereich und Kategorie filtern und mit Suchen die Liste aktualisieren. Jede Zeile bietet:

• Bearbeiten – öffnet Vorlage bearbeiten,
• Duplizieren – legt eine Kopie mit dem Zusatz „(Kopie)“ an,
• Löschen – fragt „Vorlage löschen?“ und löscht die Vorlage dauerhaft.

Inaktive Vorlagen der Schule sind mit Inaktiv gekennzeichnet.

Eine Vorlage erstellen

1. Formular öffnen – Klicken Sie auf Vorlage erstellen.
2. Titel eingeben – Titel der Vorlage ist Pflicht. Unter diesem Titel finden Sie die Vorlage später.
3. Sichtbarkeit wählen – Wenn Sie die Wahl haben, legen Sie unter Sichtbarkeit fest, ob die Vorlage Persönlich ist oder für die ganze Schule gilt (Schule – …). Das lässt sich später nicht mehr ändern.
4. Einordnen – Unter Bereich und Kategorie ordnen Sie die Vorlage einem Thema zu. Beide werden zusammen gewählt oder beide bleiben leer.
5. Briefart festlegen – Verwendung bestimmt, für welche Briefart die Vorlage angeboten wird: Kurznachricht, Offizieller Brief oder Beide. Standardform legt fest, als welche Briefart ein neuer Brief aus der Vorlage beginnt.
6. Aktiv setzen – Bei einer Vorlage für die Schule steuert Vorlage ist aktiv, ob die Lehrkräfte sie sehen.
7. Text schreiben – Schreiben Sie unter Text der Vorlage wie in einem Brief, mit Betreff und Anrede – oder fügen Sie einen vorhandenen Elternbrief aus Word oder einer E-Mail ein. Absätze, Listen, Checklisten, Ausfüllfelder und Unterschriftszeilen erkennt Dualline dabei automatisch.
8. Speichern – Klicken Sie auf Vorlage speichern.

Wichtig: Prüfen Sie den Text vor dem Speichern. Ersetzen Sie Namen, Adressen, konkrete Daten und Einzelfälle durch Angaben in eckigen Klammern, zum Beispiel „[Name]“ oder „[Datum]“. Diese Angaben werden später nicht übersetzt und sind beim Ausfüllen leicht zu finden.

Den Text korrigieren

• Markieren Sie eine Zeile und machen Sie sie zur Aufzählung, Nummerierte Liste, Checkliste oder zum Ausfüllfeld – oder wieder zum normalen Absatz.
• Mit Baustein einfügen (das Pluszeichen am Rand) fügen Sie Grußformel, Listen, Ausfüllfelder, 2 Leerzeilen und Unterschriftszeilen ein.
• Rückgängig und Wiederholen funktionieren wie im Brief.

Fett, Kursiv und Nicht übersetzen gibt es in Vorlagen nicht.

Gut zu wissen: Beim Schreiben und Speichern einer Vorlage wird nichts übersetzt und kein Kontingent verbraucht – „Nur auf Deutsch — übersetzt wird erst, wenn die Vorlage in einem Brief verwendet wird.“

Eine Vorlage bearbeiten

Bearbeiten öffnet die Vorlage mit ihrem gespeicherten Text. Ändern Sie, was nötig ist, und klicken Sie auf Änderungen speichern. Briefe, die schon aus der Vorlage entstanden sind, ändern sich dadurch nicht.

Verlassen Sie die Seite mit ungespeicherten Änderungen, fragt Dualline: „Es gibt Änderungen, die noch nicht gespeichert wurden.“ – mit Änderungen behalten oder Verwerfen und fortfahren. Ungespeicherte Arbeit an einer Vorlage hält Dualline auf diesem Gerät bereit und bietet sie beim nächsten Öffnen wieder an.

Einen Brief als Vorlage speichern

Haben Sie einen gelungenen Brief geschrieben, machen Sie ihn direkt zur Vorlage:

1. Klicken Sie im Editor links neben dem Brief auf Aktuellen Text als Vorlage speichern.
2. Füllen Sie die Angaben wie oben aus.
3. Prüfen Sie den Text auf dem Blatt und ersetzen Sie persönliche Angaben, etwa einen Namen durch „[Name]“.
4. Klicken Sie auf Vorlage speichern.

Übernommen wird nur der Brieftext. Empfänger, Absender, Datum, die unterzeichnende Person und alle Übersetzungen kommen nicht in die Vorlage. Ihr Brief selbst bleibt unverändert.

Wer was darf

Duplizieren legt die Kopie in derselben Art an wie das Original: eine eigene Vorlage als eigene, eine Vorlage der Schule als Vorlage der Schule.